Elektronické faktury nejsou ani v České republice úplnou novinkou. I když výhody e-fakturace stále ještě ve větší míře využívají především velké firmy, roste popularita této formy předávání účetních podkladů i mezi malými a středně velkými organizacemi. Přinášejí totiž mnoho výhod. Nejen úsporu nákladů (na tisk, papír a poštovné), ale také zrychlení kompletního procesu fakturace.

Elektronická faktura se od tradiční papírové faktury příliš neliší. Jedná se o řádný účetní doklad v elektronickém formátu, který obsahuje všechny předepsané náležitosti. Podnikatelé, kteří se s e-fakturou nikdy nesetkali, mají poněkud zkreslené představy a mnozí se obávají případných potíží s finančním úřadem. Obavy jsou však zbytečné a pramení především z nedostatku informací.

Elektronická faktura je oficiálně uznávaným a mezinárodně respektovaným dokladem.

Na druhé straně ne každý textový či grafický soubor splňuje všechny požadavky vyplývající z české, potažmo evropské legislativy. Pokud chybí elektronický podpis, je vhodnější požádat o papírový doklad. To samé platí také v případě, že je elektronická faktura  dodána ve formátu, jehož obsah lze upravit (např. Word či Excel).

Výhody elektronické fakturace nespočívají jen v úsporách nákladů. Významným argumentem pro využití e-fakturace je také zrychlení a zjednodušení celého procesu fakturace. Schvalovací proces s tradičními papírovými fakturami či archivace papírových faktur firmu zbytečně zatěžují. Díky e-fakturaci mohou organizace také snížit počet administrativních pracovníků. E-fakturace navíc usnadňuje elektronickou archivaci faktur a zrychluje oběh dokladů a proplácení faktur.

Odesílatel faktur šetří díky elektronické fakturaci i náklady spojené s tiskem papírových dokladů. Navíc efektivnější a rychlejší postup předávání a zpracování účetních dokladů umožňuje zkrátit dobu splatnosti i o několik dnů a pozitivně tak ovlivnit cash-flow dodavatele.

Příjemce faktury se zase vyhne časově náročnému manuálnímu zadávání faktur do účetního systému. Navíc se při elektronické výměně faktur minimalizují chyby obvyklé při jejich manuálním pořizování.

Hlavním cílem elektronické bezpapírové fakturace je především automatizace procesů spojených s vystavováním a likvidací faktur, která umožňuje výrazně zpřehlednit a zrychlit proces fakturace.

Princip elektronické fakturace je plně v souladu s českou legislativou i se směrnicemi Evropské unie.

Základní podmínkou elektronické fakturace je zaručení pravosti původu a integrity obsahu faktur. V praxi jsou tyto požadavky nejčastěji zajištěny prostřednictvím zaručeného elektronického podpisu ve smyslu článku 2 Směrnice 1999/93/EU Evropského parlamentu a Rady ze dne 13. 12. 1999 o společném rámci pro elektronické podpisy.

Výhody e-fakturace

  • zpřehlednění procesů
  • úspora lidské práce
  • zrychlení procesů
  • zkrácení doby splatnosti faktur
  • zamezení vzniku chyb
  • úspora nákladů na poštovné
  • úspora papíru (ekologie)
  • nižší náklady na archivační prostory
  • možnost napojení na elektronický platební styk

Služby

  • konzultace a pomoc při zavádění elektronické fakturace
  • outsourcing e-fakturačního oddělení
  • zajištění účetního servisu při zpracování e-faktur
  • tvorba manuálů, směrnic a postupů